Financiën/administratie

Hoe komt de VvE bijdrage tot stand?

Eigenaren dragen via de periodieke VvE-bijdragen bij aan de kosten die de VvE maakt. Jaarlijks wordt er een conceptbegroting opgesteld voor de te verwachten kosten in het volgende boekjaar. Veel voorkomende kostenposten zijn:

• Klein dagelijks of niet-planmatig onderhoud (reparatieverzoeken);

• Verzekeringen (opstal, glas, aansprakelijkheid);

• Sparen voor planmatig onderhoud (reservefonds);

• Kosten voor zaken als elektra, schoonmaak, tuinonderhoud);

• Beheerkosten.

De begroting wordt door de vergadering van eigenaren vastgesteld. De kosten worden omgeslagen aan de hand van de verdeelsleutels die zijn vastgelegd in de splitsingsakte. Over het algemeen geldt: hoe groter je appartement, des te groter je stem en aandeel in de kosten. De verdeling is officieel vastgelegd in de splitsingsakte. De voorschotbijdragen vloeien voort uit de vastgestelde begroting. De definitieve bijdragen worden vastgesteld na afsluiting van het boekjaar. Als er een exploitatietekort is ontstaan, dan moet het tekort in de regel worden aangevuld door de eigenaren.

Hoe wordt het groot onderhoud bekostigd?

De VvE is verplicht een reservefonds te vormen en in stand te houden voor het uitvoeren van planmatig onderhoud aan de gemeenschappelijke delen en zaken van het gebouw. Een deel van de maandelijkse VvE-bijdrage gaat naar dit fonds.

Aan de hand van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) wordt bepaald hoeveel de VvE moet sparen om de verschillende uitgaven in de toekomst te kunnen bekostigen. Wanneer er namelijk niet wordt gespaard, kan het voorkomen dat je in één keer een groot bedrag moet inleggen op het moment dat onderhoud noodzakelijk is. Het sparen gebeurt in een zogeheten reservefonds. Bij de verkoop van je appartement is een gezond reservefonds essentieel. Het reservefonds bepaalt vaak het grootste deel van de maandelijkse bijdrage.

Als de VvE buiten het MJOP om werkzaamheden wil opdragen of het planmatig onderhoud (veel) duurder uitvalt dan voorzien, dan kan de vergadering van eigenaars besluiten om de werkzaamheden te bekostigen door een eenmalige extra bijdrage bij de eigenaren in rekening te brengen.

Ik wil graag automatisch betalen. Hoe regel ik dat?

Ben je een nieuwe eigenaar? Je ontvangt dan bij onze welkomstbrief een machtigingsformulier voor automatische incasso van de periodieke VvE-bijdrage. Ben je reeds langere tijd eigenaar en wil je vanaf heden de bijdrage automatisch laten incasseren? Stuur dan een email met je NAW gegevens naar administratie@dealliantievvediensten.nl.

Welke verzekeringen zijn door mijn VvE afgesloten?

Op het eigenarenportaal kun je zien welke verzekeringen de VvE heeft afgesloten. De VvE heeft in ieder geval de twee verplichte verzekeringen afgesloten, namelijk: een opstal- of gebouwenverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering. Daarnaast kan de VvE ervoor kiezen om ook glas, bestuurdersaansprakelijkheid, rechtsbijstand en ongevallen voor vrijwilligers te verzekeren.

De opstalverzekering dekt o.a. brand- en lekkageschades aan het gebouw, waaronder begrepen het eigenarenbelang. Hieronder vallen de standaard eigen voorzieningen, zoals de keuken en badkamer, maar ook de vloer- en wandafwerking. Je inboedel kan niet worden verzekerd via de VvE. Onder de inboedel valt o.a. een vrij liggende, niet-verlijmde vloer, zoals kliklaminaat. Het is raadzaam om voor de inboedel een eigen verzekering af te sluiten en bij je verzekeringsadviseur na te gaan of het in jouw geval nodig is om het eigenarenbelang bij te verzekeren.

Voor mijn belastingaangifte heb ik mijn aandeel in het reservefonds nodig. Waar kan ik deze gegevens vinden?

U bent wettelijk verplicht om je aandeel in het reservefonds van de VvE op te geven in box 3. Het betreft jouw aandeel in het saldo van het reservefonds per 1 januari van het jaar waarover aangifte wordt gedaan. 

In de nieuwe Twinq omgeving kan men als eigenaar dit zelf terugvinden door te klikken op “Mijn pagina” en vervolgens de kiezen voor het submenu “Mijn aandeel reservefonds”

BTW opgaven voor ondernemers in een VvE

Het verstrekken van btw opgaven aan ondernemers in een VvE voor hun jaaropgave aan de belastingdienst zit niet in ons basis pakket. Wij kunnen dit uiteraard wel voor u verzorgen als additionele dienst. Het tarief per opgave vindt u in ons overzicht overige diensten op onze website. Een opgave btw kunt u aanvragen door een email te sturen naar administratie@dealliantievvediensten.nl onder vermelding van 'btw opgave’, vermeldt u dan alstublieft ook uw NAW gegevens en de naam van uw VvE. Wij streven ernaar binnen 14 dagen de opgave btw aan uw te verstrekken.  

Ik ga mijn woning verkopen. Moet ik mijzelf afmelden bij de VvE?

Door het kopen van je appartement, heb je een zogeheten ’appartementsrecht’. Dit geeft je gebruiksrecht voor je privégedeelte. Daarnaast ben je mede-eigenaar van de gemeenschappelijke gedeelten in het complex, zoals de galerijen, trappenhuizen en het dak. Door dit mede-eigenaarschap ben je van rechtswege (dus automatisch) lid van de VvE. Je hoeft en kan je dus niet aan- of afmelden voor het lidmaatschap. Heb je de woning verkocht, dan ben je na de notariële overdracht geen lid meer van de VvE.

Eigenarenportaal Twinq

Hoe kom ik achter mijn gebruikersnaam en/of wachtwoord?

De inloggegevens vind je in de e-mails die je enkele dagen na de overdracht van de woning hebt ontvangen. In geval de notaris ons je e-mailadres niet heeft verstrekt, heb je deze inloggegevens per brief ontvangen. Ben je alleen het wachtwoord vergeten? Je kan het wachtwoord opnieuw aanvragen via het webportaal van de VvE. Weet je (ook) de gebruikersnaam niet meer? Neem dan contact op met onze Klantenservice via info@dealliantievvediensten.nl.

Waar vind ik de stukken en informatie over de komende algemene ledenvergadering van mijn VvE? 

Alle informatie over de ledenvergaderingen van de VvE is te vinden op het webportaal van de VvE. Hier vind je de meest actuele gepubliceerde vergaderstukken, agendapunten, de locatie en het tijdstip van de vergadering. 

Ik kan bepaalde documenten niet terugvinden op het eigenarenportaal.

Alle gepubliceerde stukken zijn te raadplegen op het eigenarenportal. Via de knop 'Laat menu zien' kom je telkens terug in het scherm met de verschillende tabbladen voor o.a. de categorieën 'Administratie', 'Financiën' en 'Gebouw Beheer'. Achter elk tabblad vind je de knoppen voor de informatiebronnen die vallen onder de betreffende categorie. De verzekeringspolissen van je VvE kan je bijvoorbeeld vinden op het eigenarenportaal achter het tabblad ‘Gebouw beheer’ onder de knop ‘Contracten’. De vastgestelde jaarrekening en begroting kan je vinden achter het tabblad ‘Financiën’ onder de knop ‘Boekjaar documenten’. Mocht je bepaalde informatie of stukken niet kunnen vinden, neem dan contact op met onze Klantenservice. Wij helpen je graag verder.

Ik wil mijn woning verkopen en heb daarvoor stukken van mijn VvE nodig. Waar vind ik deze?
Alle voor de verkoop benodigde stukken van de VvE kun je downloaden van het webportaal van de VvE. Wij mogen zelf geen stukken en/of inloggegevens verstrekken aan bijvoorbeeld een makelaar, omdat dit vertrouwelijke stukken van de VvE zijn. 

Heb je een woning van collega-eigenaar de Alliantie gekocht via Koopgarant? De VvE en VvE beheerder zijn daar geen partij in. Informatie over wat te doen als je de Koopgarantwoning wilt verkopen lees je op de site van de Alliantie.


Hoe werkt een VvE?

Wat is een VvE?

Een Vereniging van Eigenaars (VvE) bestaat uit een groep eigenaren van één gebouw. Het gebouw is juridisch gesplitst in meerdere appartementsrechten, zodat deze los verkocht kunnen worden. Als je een appartementsrecht koopt, ben je automatisch mede-eigenaar van de gemeenschappelijke delen van de VvE. De VvE is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de gemeenschappelijke delen van het gebouw en de bijbehorende grond. Je kan zich niet aan- of afmelden voor een lidmaatschap bij de VvE. Een eigenaar van een appartementsrecht is van rechtswege (dus automatisch) lid van de Vereniging van Eigenaren en wettelijk verplicht de vastgestelde VvE-bijdrage te voldoen. Ook worden er toetredingskosten voldaan als je eigenaar wordt. Dit is een bedrag van € 194,65 (prijspeil 2021) en wordt direct verrekend tijdens de overdracht bij de notaris.

Wie bestuurt de VvE?

In de basis worden alle besluiten die onder verantwoordelijkheid van de VvE vallen genomen in de Algemene Ledenvergadering (ALV). Dit is het hoogste (besluitvormings-)orgaan van de VvE. De ALV benoemt het bestuur van de VvE. Meestal zijn dit (mede)eigenaren. Het bestuur van de VvE voert de vergaderbesluiten uit en is verantwoordelijk voor de financiën.

Als professionele VvE-beheerder nemen wij de meeste dagelijkse taken uit handen van het bestuur van de VvE. Het bestuur wordt gecontroleerd door de kascontrolecommissie. De kascontrolecommissie wordt ook benoemd door de ALV. Over het gevoerde beleid legt het bestuur jaarlijks verantwoording af aan de ALV. Daarnaast kan een VvE één of meerdere commissies hebben waarin eigenaren rondom een bepaald thema zoals de tuin, duurzaamheid of onderhoud met elkaar besluiten voorbereiden of door de ALV genomen besluiten uitvoeren.

Wat doet de Alliantie VvE Diensten voor mijn VvE?

Een VvE-beheerder is het aanspreekpunt voor de eigenaren binnen de VvE. Voor de meeste VvE’s voert de Alliantie VvE diensten financieel, administratief en technisch beheerwerkzaamheden uit. Hierbij kan je denken aan het opstellen van de begroting en jaarrekening voor de VvE, het afhandelen van bankzaken en het aansturen van aannemers voor dagelijks onderhoud (reparaties). Ook begeleidt de Alliantie VvE Diensten in deze meeste gevallen de jaarlijkse algemene ledenvergadering van de VvE. Details over het afgesproken dienstenpakket vind je in beheerovereenkomst die je VvE met de Alliantie VvE Diensten heeft afgesloten. De beheerovereenkomst is te raadplegen op het eigenarenportaal van de VvE. De Alliantie VvE Diensten biedt de VvE daarnaast ook aanvullende diensten aan, zoals begeleiding bij planmatig onderhoud en verduurzaming.

De Alliantie VvE Diensten is geen VvE of eigenaar in de VvE. De Alliantie VvE Diensten mag binnen het door de VvE verstrekte mandaat in de beheerovereenkomst, algemene ledenvergadering of in opdracht van het bestuur uitgaven doen. Voor uitgaven of beslissingen buiten dat mandaat is het nodig dat eerst het bestuur of in veel gevallen de algemene ledenvergadering een besluit neemt.

Wat is de rol van een groot-eigenaar als mede-eigenaar in de VvE?

Is je VvE in beheer bij de Alliantie VvE Diensten, dan is de kans groot dat een groot-eigenaar zoals een woningcorporatie één van je collega-eigenaren is (appartementsrecht(en) in bezit heeft). Een groot-eigenaar heeft dezelfde verantwoordelijkheden als andere eigenaren in een VvE.

Om de eigenaarsrol te vervullen is er voor elke VvE één persoon binnen de organisatie (groot-eigenaar) aangewezen. Deze persoon is degene die de huurwoningen van de groot-eigenaar in een Vereniging van Eigenaren vertegenwoordigt. Je kan deze persoon benaderen als je vragen hebt over hun woning of huurder(s). Deze persoon neemt ook deel aan de vergaderingen van een VvE.

Wat is een Algemene Ledenvergadering (ALV)?

Een Algemene Ledenvergadering (ALV) is een vergadering met de leden (eigenaren) van de VvE. Elke eigenaar ontvangt van tevoren een uitnodiging met een agenda waarin staat waarover besluiten moeten worden genomen. De Algemene Ledenvergadering is het hoogste (besluitvormings-)orgaan binnen de VvE.

De ALV wordt tenminste één keer per jaar georganiseerd. In deze vergadering worden besluiten genomen, welke effect hebben op je woonomgeving en portemonnee. Het is daarom belangrijk om jouw stem te laten gelden tijdens deze vergadering. Als je zelf niet aanwezig kunt zijn, kan je iemand machtigen. Op de vergadering kunnen alleen besluiten worden genomen die op de agenda staan. Wil je zelf een punt aandragen voor de agenda, dan kan je het agendapunt aandragen via uw VvE beheerder.

Soms is het nodig of wenselijk om een extra ledenvergadering uit te schrijven. De Alliantie VvE Diensten kan de VvE tegen een additionele vergoeding ook bij zo’n extra vergadering begeleiden. Voor sommige besluiten geldt een quorumvereiste. Dit houdt in dat een minimaal aantal eigenaren aanwezig te zijn. Het vereiste aantal is afhankelijk van het van toepassing zijnde reglement en om wat voor besluiten het gaat. De regels hiervoor zijn vastgelegd in de splitsingsakte van je VvE. In de ALV zijn alle eigenaren stemgerechtigd. De VvE-eigenaarsrol van een groot-eigenaar als een woningcorporatie treedt namens deze organisatie als eigenaar op in de ALV.

Het is mogelijk om door middel van schriftelijke stemming een rechtsgeldig besluit te nemen. Een voorstel waar alle eigenaars schriftelijk mee akkoord zijn gegaan, staat namelijk gelijk aan een vergaderbesluit.

Wat is een splitsingsakte en splitsingstekening?

Om een woning in een nieuwbouwcomplex of huurwoning in een (voormalig) huurcomplex te kunnen verkopen, dient het gebouw eerst juridisch te worden gesplitst in zogenaamde appartementsrechten. Een appartementsrecht is bijvoorbeeld een woning, bedrijfsruimte, berging of parkeerplaats. De splitsingsakte is de notariële akte waarin de splitsing van het gebouw en de daarbij behorende grond juridisch is vastgelegd. Hierin staat o.a. omschreven wat gemeenschappelijke en wat privégedeelten in het gebouw zijn en welk aandeel jouw appartementsrecht heeft in de VvE. De splitsingsakte is door de notaris opgesteld en heb je bij aankoop van je appartement ontvangen. Elk appartementsrecht heeft een uniek indexnummer. Op de aan de akte gehechte splitsingstekening is te zien waar elk appartementsrecht gelegen is.

Wat is een modelreglement van een VvE?

In de splitsingsakte wordt meestal verwezen naar een modelreglement bij splitsing. Dit modelreglement omvat de standaardregels waar de notaris bij het opstellen van de splitsingsakte meestal gebruik van maakt. Voor zover in de splitsingsakte geen afwijkende bepalingen zijn opgenomen, gelden de regels uit het van toepassing zijnde modelreglement. Het eerste modelreglement is vastgesteld in 1973. In 1983, 1992, 2006 en 2017 zijn nieuwe versies vastgesteld. Bij VvE’s in beheer bij de Alliantie VvE diensten zijn de modelreglementen van 1992 en 2006 het vaakst toegepast.

Welke zaken binnen mijn VvE zijn gemeenschappelijk?

In de splitsingsakte is onder andere vastgelegd welke gedeelten en zaken bij je VvE gemeenschappelijk zijn en welke individueel. Grofweg kan gezegd worden dat het casco van het pand, de kozijnen en ramen, het trappenhuis, de schoorstenen, en de verzamelleidingen van het riool gemeenschappelijk zijn. Over het algemeen behoren zaken ín de woning, zoals de badkamer- en keukenafvoeren, niet tot de VvE. Een uitzondering daarop vormt bijvoorbeeld een dragende muur.

Wat is een Huishoudelijk Reglement (HHR) van een VvE?

In de splitsingsakte van een VvE en in Nederlandse wet- en regelgeving staan al veel regels opgenomen hoe met elkaar om te gaan. In veel gevallen is dat voor een VvE ruim voldoende om prettig met elkaar samen te kunnen leven.

Het is mogelijk om aanvullende bepalingen met betrekking tot het feitelijk gebruik op te nemen in een Huishoudelijk Reglement (HHR). Deze regels mogen niet in strijd zijn met de splitsingsakte. Het bestuur van een VvE is verantwoordelijk voor de handhaving van de regels in een VvE. Het vaststellen van een HHR kan daarom leiden tot extra handhavingsdruk bij het bestuur.

Voorbeelden van afspraken, die in een HHR vastgelegd kunnen worden, zijn bijvoorbeeld:

• De kleur van zonneschermen;
• Het houden van huisdieren;
• Eisen voor het leggen van harde vloerbedekking.

Een Huishoudelijk Reglement wordt door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld en is vervolgens bindend voor alle leden. Bestaande situaties dienen te worden geduld, want de regels kunnen niet met terugwerkende kracht worden opgelegd.

Overige vragen

Ik heb geen uitnodiging voor de komende algemene ledenvergadering ontvangen en andere eigenaren wél

Controleer eerst of de uitnodiging tussen je ongewenste berichten staat, mogelijk is de uitnodigingsmail in de spam-map terecht gekomen. De afzender is naamvanjevvecoördinator@dealliantievvediensten.nl. Wees voorzichtig, de ongewenste berichten map is er niet voor niets. Open in ieder geval geen mails van andere afzenders. Vind je geen uitnodiging, mail de VvE Coördinator voor je VvE of bel deze via 088–0023230. 

Ik ga mijn Koopgarantwoning verkopen, waar vind ik hierover informatie? 
Heb je een woning van je collega-eigenaar de Alliantie gekocht via Koopgarant? Je VvE en VvE beheerder zijn daar geen partij in. Informatie over wat te doen als je de Koopgarantwoning wil verkopen lees je op de site van de Alliantie.

Zijn er regels voor het leggen van een harde vloer?
Indien je een harde vloer wilt leggen in je appartement, dan is het nodig rekening te houden met de regels die daarvoor gelden. In de splitsingsakte van je VvE en het Huishoudelijk Reglement (indien van toepassing) staat welke eisen er in het complex aan worden gesteld. Meestal dient de harde vloer zwevend te worden aangelegd en te worden voorzien van een geluidsisolerende ondervloer met een waarde van tenminste 10db. Bij nieuwbouw is de dekvloer vaak al zwevend aangebracht. In dat geval gelden andere eisen.

Ik ervaar overlast van mijn buren. Wat moet ik doen?
Een gesprek met diegene die jou overlast bezorgt, is vaak de beste manier om het probleem aan te pakken. Veel mensen weten niet eens dat zij overlast veroorzaken. Probeer samen tot een oplossing te komen. Als je desondanks overlast blijft houden, kaart het dan aan bij het bestuur van de VvE. Het bestuur zal beoordelen of de VvE hier een rol in kan spelen. Afhankelijk van het soort overlast zal gekeken worden of er regels worden overtreden. In dat geval zal de overlastgever daarop kunnen worden aangesproken.

Mocht dit onvoldoende zijn dan is het in bijna alle gemeenten mogelijk om Buurtbemiddeling in te schakelen. Zij bemiddelen vaak kosteloos bij problemen tussen bewoners. Ze zoeken dan samen met de buren naar een goede oplossingen voor de problemen.

Als je overlast hebt van een huurder van een groot-eigenaar als de Alliantie en buurtbemiddeling onvoldoende heeft geholpen kan de groot-eigenaar in sommige gevallen ingrijpen. Het klachtenformulier van groot-eigenaar de Alliantie tref je hier.

Hoe dien ik een woningaanpassing in als eigenaar?
Voor iedere op-, aan-, onder- of bijbouw is voorafgaande toestemming van de Algemene Ledenvergadering van je VvE nodig. Het verzoek om een toestemmingsaanvraag op de agenda te plaatsen, kan je indienen via de VvE beheerder. De algemene ledenvergadering kan daarover dan een besluit nemen. De Alliantie VvE diensten is een samenwerking aangegaan met Rijssenbeek advocaten die je tegen gereduceerd tarief kan helpen om de benodigde stukken voor de vergadering op te stellen.